Vergaderingen met jezelf

De meeste vergaderingen vind ik zonde van mijn tijd. Ik ben niet de enige, want als je ergens mensen over hoort klagen in organisaties is het vergaderingen. Wat me, sinds ik GTD geimplementeerd heb, opviel is dat de meeste vergaderingen er eigenlijk om gaan om elkaar te herinneren wat je ook al weer beloofd had, en de motivatie te vinden om het ook daadwerkelijk te gaan doen. Maar dit zijn 2 verschillende activiteiten. Als het er om gaat wat je ook al weer beloofd had, hoef je alleen maar naar de actielijst te kijken. Je hebt het gedaan of niet. Zo simpel. Daar hoef je geen woord aan vuil te maken. Toch wordt de meeste tijd in vergaderingen verdaan om te kijken wat ook alweer de belofte was. Oeps, weer een week verder en geen voortgang. Als je je eigen actielijsten bijhoudt, heb je dat gedeelte van de vergadering niet meer nodig. Mijn gevoel is dat vergaderingen dan met tenminste 50% korter zouden kunnen. Wat je overhoudt is dan: wat zijn de projecten waar je op vast loopt, en hoe kan je brainstormen om te zorgen dat je een next action bepaalt, die het project weer in beweging brengt. Dat kan je echter ook zelf. Neem even vijf minuten de tijd om een mindmap te maken, je haalt er zo een next action uit, en je bent weer op pad. Heb je vergaderingen dan uberhaupt nog nodig? Als je echt niet verder komt met de bovenstaande 2 aanpakken, dan kan het handig zijn om met meerder mensen te brainstormen. Meerdere invalshoeken creeeren meerdere opties. Het andere nut van vergaderingen kan zijn dat je echt met elkaar communiceert over doel, visie, en richtlijnen. Dingen die afstemming nodig hebben. Maar om vergaderingen te gebruiken omdat jezelf te herinneren aan je beloftes, is jammer van ieders tijd en energie.

One Response to Vergaderingen met jezelf

  1. Daar ben ik het helemaal mee eens. Ligt ook aan de definitie denk ik. Is het een vergadering, een brainstorm, of een overleg? En welke ‘regels’ gelden daarbij? Te gemakkelijk komen mensen bijeen om vervolgens soms zelfs zonder agenda of notulist te gaan vergaderen. Om standpunten te verkondigen in plaats van nader tot elkaar te komen. Om achterover te leunen en quasi geïnteresseerd te luisteren. Iemand kan aanwezig zijn of daadwerkelijk een bijdrage leveren. Een groot verschil.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: